Documentos: por quanto tempo armazenar

Esse é um assunto muito procurado nos sites de pesquisa como o google, já que todas as pessoas precisam armazenar documentos oficiais, como comprovantes de pagamento, tributos, contratos etc. Porem, por quanto tempo fazer isso? Nesse artigo você vai descobrir e sempre que necessário poderá voltar aqui para relembrar.

Porquê armazenar documentos

Mas primeiro vamos falar o porquê da necessidade de armazenar esses documentos?

Essa também é uma pergunta frequente, para esclarecer, vamos citar um exemplo; para que a empresa ou pessoa física não precise pagar novamente por um tributo é necessário guardar o documento que comprove o pagamento, assim não sendo passível de multa a falta de quitação no sistema do cobrador.

Para empresas os documentos principais a serem guardados são os relativos a tributos, como guia de recolhimento, notas fiscais e documentos contábeis e os que têm relações trabalhistas são contratos de trabalho, livro de registros e recibos de salários. Esses documentos têm um período médio de guarda de 5 anos.

Principais documentos

Contudo vamos citar o tempo médio de armazenamento de alguns documentos específicos, tanto para pessoas jurídicas, quanto para pessoas físicas:

Nota fiscal de produtos ou serviço, não devem ser guardadas apenas pelo prazo de garantia do produto, mas também pelo prazo de vida útil, para comprovação de futuras aparições de defeitos de fabricação. Isso é valido principalmente para eletrodomésticos, automóveis, celulares, computadores etc.

Comprovante de pagamento de tributos como IPVA e IPTU, devem ser mantidos armazenados por 5 anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento. Contas de água, luz, gás, telefone, que são consideradas taxas, devem também ser mantidas guardadas por 5 anos por precaução.

Mensalidades escolares e pagamentos de condomínio, devem ser mantidos armazenados por 5 anos, para que se necessário, haja a comprovação dos pagamentos.

Comprovantes de pagamentos de parcelas de Consórcios devem ser armazenados até que seja dada a quitação.

Os livros fiscais podem ser armazenados eletronicamente, tendo assim o mesmo valor probatório do original, com objetivo de prova em fiscalizações, porem o empresário pode assegurar a guarda dos arquivos físicos, mantendo sobre posse por um período que entende como necessário.

Tempo de armazenamento

Para mais material de consulta fizemos uma tabela para que você volte sempre que necessário:

DocumentoPrazo de ArmazenamentoObservações
Imposto de Renda – PF5 anos – após 1 dia útil do ano seguinte ao pagamentoO mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda
Imposto Predial e Territorial Urbano – IPTU5 anos – após 1 dia útil do ano seguinte ao pagamentoDepois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos.
Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores – IPVA5 anos – após 1 dia útil do ano seguinte ao pagamentoNa transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.
Documento de Arrecadação de Receitas Federais – DARFS5 anos – após 1 dia útil do ano seguinte ao pagamentoHavendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.
Extratos Bancários6 anos – contados do ano do documento solicitado 
Folha de Ponto5 anos 
Guia de Previdência Social – GPS5 anos  –Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.
Holerites / Recibos de Pagamentos5 anos 
Livro de Inspeção do TrabalhoPermanente 
Livros de entrada e saída5 anos – após o último lançamentoOs registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.
Nota Fiscal e Cupom Fiscal – Produtos Duráveis5 anosAs notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.
Nota Fiscal – Produto não durável30 dias 
Orçamentos e ContratosAté o final da garantia 
Processos TrabalhistasPermanente 
Atas de Reuniões e AssembleiasPermanente 
Laudo PPRA20 anos 
Exames Médicos20 anosAdmissão, Demissão e Periódicos
Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP6 anos   
Comprovantes de água, luz, telefone, internet.90 dias e por precaução 5 anosManter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático.
Aluguel3 anosCódigo Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.
Recibo de pagamento de parcelas de imóveisAté que o registo da escritura, no cartório de registros de imóveis, seja realizado. 
Fatura de cartões3 anos, caso haja parcelamento com discussão de juros aplicados.Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito.
Pagamento de Convenio Médico5 anosObedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração.
Escritura de ImóveisPermanenteComprovante de direito de propriedade.
Apólice de seguro1 ano, após o término da vigênciaCódigo Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II.

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